La dématérialisation, le plan de l’Etat
Le gouvernement a pris, lors du 5ème Comité interministériel de la Transformation Publique (CITP), un engagement en faveur d’une administration « sans papier ».
L’objectif visé est de rendre la prise de décision plus rapide, plus fluide et plus efficace. L’accent est porté sur l’administration territoriale.
Dans le cadre de la dématérialisation de ses missions de services publics, l’administration invite l’usager à privilégier l’informatique dans ses interactions avec elle. Le papier est ainsi progressivement abandonné.
Téléservice
Le téléservice est un dispositif administratif au format électronique. Le téléservice se compose du formulaire électronique et du workflow.
En effet, une administration propose un ensemble de dispositifs (son offre de service).
Pour l’état, il peut s’agir d’une pré-inscription pour l’établissement d’une pièce d’identité.
Pour une collectivité territoriale tel qu’un département, il peut s’agit d’une demande de subvention. Pour une mairie, il peut s’agir d’une déclaration de travaux.
Le formulaire électronique
Lorsque l’usager renseigne un formulaire papier, il consigne par écrit les informations requises. Il doit joindre une photocopie des justificatifs ou présenter les originaux. Il doit se déplacer, prendre éventuellement rendez-vous, patienter, attendre son tour et accéder à un guichet de l’administration. Dans la plupart des cas, l’usager doit se déplacer sur le site de l’administration, dans les horaires d’ouverture de l’administration. L’objectif étant de déposer le formulaire papier et d’échanger oralement des informations avec l’agent d’accueil ou l’agent administratif.
Au terme de sa visite, l’usager reçoit un accusé de réception. Par la suite, il doit éventuellement repasser au guichet ou appeler l’administration pour disposer d’information sur l’avancée de son dossier.
Lorsque l’usager renseigne une demande en ligne ou dématérialisée, il utilise un formulaire électronique proposé par le front office de l’administration. Le formulaire électronique peut également être destiné à un agent de l’administration qui effectue une demande interne en ligne.
Par exemple, un usager peut renseigner une demande de subvention pour la rénovation de son logement, ou une demande d’aide à l’autonomie. L’agent peut renseigner une demande de formation, de télétravail ou une demande d’un état de service.
Le workflow
Le workflow est le circuit emprunté par la demande usager au sein de l’administration, de la collectivité territoriale, etc. Un dossier papier passe d’un bureau à un autre, il est consulté par divers agents. Il subit les divers traitements de l’instruction et des diverses validations, coups de tampons ou signatures.
Le workflow est le parcours suivi par la demande usager au sein de l’administration. Le dossier électronique passe d’un bureau électronique à un autre. La demande dématérialisée passe par les divers groupes d’instruction. Elle passe par des étapes de traitement ou de validation électronique et par des signatures numériques. Dans ce cadre, certains documents ou messages sont généralement délivrés à l’usager. Il peut s’agir de lettres d’acceptation de dossiers ou de messages délivrant des informations ou demandant des compléments d’information à l’usager.
Le formulaire électronique est proposé par le front office.
Le workflow est proposé par le back office.
Dematerialization of the public services
Dematerialization: the State’s plan
During the 5th Interministerial Committee for Public Transformation (CITP, is the French acronym), the french government made a commitment to promote a “paperless” administration.
The objective is to make decision-making faster, smoother, and more efficient, with a particular focus on territorial administration.
As part of the dematerialization of its public service missions, the administration encourages users to prioritize digital tools in their interactions with public bodies. Paper-based processes are thus gradually being phased out.
Teleservice
A teleservice is an administrative service provided in electronic form. It consists of an electronic form and a workflow.
Indeed, a public administration offers a range of service mechanisms (its service offering).
At the national level, this may involve pre-registration for the provision of an identity document.
For a local authority such as a department, it may concern an application for a subsidy.
For a municipality, it may involve a declaration of works.
The electronic form
When a user fills in a paper form, he manually record the required information. He must attach photocopies of supporting documents or present the originals. He must travel to the administrative
office, possibly make an appointment, wait his turn, and access a service counter. In most cases, the user must go to the administration’s premises during opening hours. The aim is to submit the paper form and exchange information orally with a reception agent or administrative officer.
At the end of the visit, the user receives an acknowledgment of receipt. Subsequently, He may need to return to the counter or contact the administration by phone to obtain information on the progress of their application.
When a user submits an online or dematerialized application, He use an electronic form provided by the administration’s front office. The electronic form may also be intended for use by an administrative agent submitting an internal online request.
For example, a user may submit an application for a subsidy to renovate his home, or a request for assistance related to loss of autonomy. An agent may submit a request for training, teleworking, or a request for a service record.
Workflow
The workflow is the path followed by a user’s request within the administration or local authority. In a paper-based system, a file moves from one office to another, is consulted by various agents, and undergoes different stages of processing, validation, stamping, or signing.
In a dematerialized system, the workflow represents the digital journey of the user’s request within the administration. The electronic file moves from one digital office to another, passes through various processing units, and goes through electronic processing and validation stages, including digital signatures. In this context, certain documents or messages are generally sent to the user, such as letters confirming acceptance of the application, information notices, or requests for additional information. The electronic form is provided by the front office.
The workflow is managed by the back office.