L’objet de cet article est de présenter l’intérêt de la réunion de lancement et de souligner son importance.
Il est évident que toutes les phases d’un projet sont importantes et que le respect de chacune des phases permet de s’assurer de la réussite du projet dans son ensemble. La réunion de lancement est loin d’être une simple formalité. C’est une phase majeure. Il faut donc s’assurer que la réunion de lancement (kickoff) est traitée avec beaucoup de soin. Cela permet de prendre d’emblée une sérieuse option sur la réussite du projet.
La réunion de lancement donne la première impulsion, le rythme et la direction du projet. Par analogie, Afin d’atteindre une cible, l’angle de départ doit être calculé avec beaucoup de précision. Si ce n’est pas le cas, avec la distance, l’écart à l’arrivée peut être très visible.
La réunion de lancement a lieu au tout début du projet, comme son nom l’indique elle donne le top départ du projet. Elle rassemble l’ensemble des parties prenantes au projet. Elle permet de partager les éléments structurants du projet afin de s’assurer qu’ils sont connus, partagés et acceptés par tous les acteurs du projet. Les règles du jeu, lorsqu’elles sont partagées par tous les acteurs, permettent que la partie se déroule dans les meilleures conditions possibles, tous les acteurs adhèrent aux mêmes règles.
Les éléments présentés et partagés varient en fonction de la taille et de la structure du projet. Quelques exemples :
· Compréhension et enjeux du projet
· Méthodologie employée
· Acteurs et des sponsors, ponts entre les acteurs (qui parle à qui ?)
· Macro Planning
· Instance de pilotage (avec proposition de l’ensemble des dates : réunions de suivi de projet, comités de pilotage, comités piliers, etc.)
· Contractuel (recettes, règles afférentes aux diverses recettes, clé de paiement)
· Présentation du tableau des livrables
· Présentation du tableau des risques, avec règles liées aux escalades
· Indicateurs de performance du projet
Avant la réunion de lancement, intervient la réunion de cadrage. Au cours de la réunion de cadrage, les différents acteurs du projet travaillent à la préparation de la réunion de lancement. Ils continueront à échanger après la réunion de cadrage pour préparer efficacement la réunion de lancement.
Une réunion de lancement a atteint son objectif lorsque les participants sortent de la réunion avec la certitude que le projet est sous contrôle :
· le projet est bien cadré (il est sur des rails)
· tous les acteurs sont bien alignés
La bonne entente entre les chefs de projets, notamment, sera remarquée ou simplement ressentie par les participants, ce qui est un gage supplémentaire de future réussite du projet. Une réunion de lancement réussie renvoie un message rassurant au management, les équipes se parlent, se comprennent et s’étendent.